RAPPORT SPÉCIAL TRENDICATORS

Protéger la santé et maintenir la productivité

pendant la crise de la COVID-19 UNE LISTE DE 10 POINTS

À propos de ce rapport

Personne n’aurait pu prévoir dans quelle mesure la COVID-19 changerait profondément la vie telle que nous la connaissons – et ce pratiquement du jour au lendemain.

Tandis que le nombre de décès et d’infections augmente, le monde prend conscience chaque jour de réalités qui étaient auparavant inimaginables. Les frontières nationales ont été fermées. Les écoles, les restaurants, les bars, les théâtres et les salles de
sport ont fermé. Des couvre-feux ont été imposés.

Il n’y a pas de manuel pour gérer cette crise, mais il y a une quantité croissante d’informations utiles provenant de diverses sources, avec le CDC émergeant comme étant l’une des sources les plus fiables. Tandis que les professionnels de santé et les
représentants du gouvernement sont en première ligne de notre réponse à la pandémie, les employeurs du monde entier ont rapidement pris des mesures pour mettre en œuvre des politiques de télétravail, annuler les événements, limiter les déplacements et mettre en œuvre des mesures pour assurer la sécurité des employés et du public.

Les dirigeants organisationnels qui se sont attelés à la tâche de créer et de mettre en œuvre les politiques et procédures de la COVID-19 ne découvriront probablement pas de nouvelles idées dans ce rapport. Néanmoins, celui-ci est conçu comme une liste des
sujets que les organisations doivent prendre en compte lors de l’élaboration et de la mise à jour des plans pour protéger la santé de leurs employés et maintenir la productivité au cours de cette période d’incertitude qui s’annonce.

Veuillez noter que ce rapport est conçu pour vous fournir des perspectives, des informations générales et des ressources sur la préparation à la COVID-19 et ne constitue pas un avis juridique ou médical.

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Organisez un groupe de travail COVID-19

Les organisations, grandes et petites, ont travaillé à une vitesse remarquable pour protéger la santé de leurs employés et clients. Cependant, alors que la crise continue d’évoluer, de nombreuses entreprises sont confrontées à des problèmes d’exécution. Il s’agit notamment des défis suivants :

Des politiques réactives ou dispersées qui n’incluent pas de plans de continuité des activités à long terme ni de gestion des risques
Un manque de coordination entre les différentes parties de l’organisation, à savoir la chaîne d’approvisionnement, le marketing, les RH et les opérations
L’adoption de politiques sans tenir compte des besoins des différents sites et employés

Si votre organisation n’a pas encore créé de groupe de travail COVID-19 officiel et dédié, considérez que quatre départements devraient être au cœur de votre planification des interventions. Votre équipe de communication doit
développer la messagerie interne et externe. Votre équipe informatique doit gérer les problèmes techniques et de
sécurité. Votre équipe juridique doit analyser le respects des obligations légales et réglementaires et vous conseiller sur les réponses appropriées. Votre équipe de ressources humaines doit administrer des politiques qui garantissent la sécurité, le bien-être et le traitement de vos travailleurs dans le respect de la loi. Votre équipe d’ opérations doit exécuter votre stratégie et la superviser en collaboration avec les autres membres du groupe de travail.

Formalisez les processus et canaux de communication

Avec des développements de plus en plus négatifs, la peur, l’incertitude et le doute grandissent, en particulier en l’absence d’informations fiables. Tout d’abord, prenez en compte les acheteurs mal informés qui, pris de panique, causent la pénurie actuelle de papier toilette en Amérique du Nord. Maintenant, prenez en compte les conséquences beaucoup plus importantes de l’incertitude généralisée parmi les employés. Les agents économiques doivent tenir tous leurs employés informés et à jour des plans, actions et politiques de leur organisation concernant la COVID-19.

En temps de crise, une stratégie de communication proactive est essentielle pour prévenir les conséquences imprévues. La responsabilité de l’exécution des stratégies de communication internes et externes doit être clairement définie et formalisée. La formulation de ces stratégies doit être collaborative et soumise à l’approbation de votre groupe de travail COVID-19 et de votre direction. Élaborez votre stratégie de communication en gardant à l’esprit les objectifs suivants:

Créez une stratégie de communication qui englobe toutes les parties prenantes
Accordez la priorité aux communications sur les mesures qui assurent la sécurité de votre personnel
Prenez soigneusement en compte l’évolution des avis fédéraux et locaux pour vous assurer que vous êtes en conformité
Tenez vos clients informés des retards et des incidences potentielles

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Protégez les travailleurs et 3 les environnements de travail

Une grande partie de l’attention des médias s’est concentrée sur les employés travaillant à distance. Cependant, des millions d’employés ne peuvent pas faire leur travail à moins d’être sur leur lieu de travail, qu’il s’agisse d’un bâtiment ou que ce soit dans le contexte de services mobiles, comme l’assistance et la livraison. Tandis que les grandes entreprises ont rapidement entrepris de mettre en œuvre des mesures complètes de bien-être, de santé et de sécurité au travail, de nombreuses petites et moyennes entreprises en sont encore au stade de l’élaboration de plans d’intervention. En supposant que votre organisation ne soit pas soumise à une fermeture ordonnée par le gouvernement, envisagez les mesures suivantes :

Réservez du temps et des ressources supplémentaires pour assurer un nettoyage et une désinfection appropriés de votre lieu de travail, en particulier dans les zones très fréquentées
Installez des affiches décrivant l’hygiène des mains, la maîtrise des germes et ce que les gens doivent faire lorsqu’ils se sentent malades
Encouragez la distanciation sociale
Placez des produits sanitaires supplémentaires, comme des gants et du savon, à des endroits auxquels les employés et les clients peuvent facilement accéder
Faites des rappels pour encourager les employés à utiliser leurs congés de maladie ou leurs jours de vacances s’ils se sentent malades

Facilitez le télétravail et les pratiques sécurisées

Toutes les organisations ont agi rapidement pour mettre en œuvre des programmes de télétravail. Les grandes entreprises sont bien équipées pour fournir un accès à distance aux applications critiques, conformément aux politiques de sécurité et de protection des données. Cependant, la grande majorité des employeurs ne sont pas prêts à mettre en œuvre des programmes de télétravail pendant une période prolongée sans subir de perturbations considérables et de risques accrus. Dans un article intitulé “« Remote Working and COVID-19 »,” (Télétravail et COVID-19), TechRadar propose cinq considérations importantes pour le succès du télétravail.

Comment vos processus existants seront-ils affectés?
Quel effet le télétravail aura-t-il sur le matériel?
Qui d’autre aura accès aux informations?
Faudra-t-il introduire de nouvelles technologies?
Comment allez-vous gérer le personnel en télétravail?

En plus de ces considérations, les employeurs doivent tenir compte de l’augmation des risques en matière de sécurité qui résultent de l’accès à distance, des connexions WiFi non sécurisées et des cyberattaques, comme les courriels d’hameçonnage. Bien que votre équipe informatique, les services gérés et les fournisseurs d’applications travaillent sans aucun doute avec diligence pour examiner les problèmes de sécurité, la priorité absolue devrait être de mettre en œuvre des politiques de cybersécurité concernant le télétravail. Un article publié dans National Law Review – «Coronavirus (COVID-19): Managing Cyber Security Risks of Remote Work» (Coronavirus (COVID-19) : Gestion des risques du télétravail en matière de cybersécurité) – fournit un aperçu détaillé des considérations importantes.

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Élaborez des plans de dotation flexibles pour les travailleurs sur site

Pour les organisations dont le personnel essentiel doit effectuer son travail sur site, le gouvernement du Canada a émis les
recommandations suivantes dans son article Prévention de la COVID-19 sur les lieux de travail : Employeurs, employés et travailleurs des services essentiels:

Se préparer à l’augmentation possible d’employés absents pour des raisons de maladie des employés ou des membres de leur famille, et à cause de la fermeture des programmes destinés à la petite enfance et des écoles primaires et secondaires en raison de niveaux élevés d’absentéisme ou de maladie.
Les employeurs devraient prévoir de surveiller l’absentéisme sur le lieu de travail et d’y répondre. Mettez en œuvre des plans pour continuer vos activités essentielles en cas d’absentéisme plus élevé que d’habitude.
Effectuez une formation croisée du personnel pour apprendre aux employés à exécuter les fonctions essentielles, afin que le lieu de travail puisse fonctionner même en l’absence de membres clés du personnel.
Évaluez vos fonctions essentielles et déterminez à quel point les autres et la communauté ont recours à vos services ou produits
Soyez prêt à modifier vos pratiques commerciales si nécessaire pour maintenir les opérations critiques (par exemple, identifier d’autres fournisseurs, privilégier les clients ou suspendre temporairement certaines de vos opérations si nécessaire).
La coordination avec les autorités sanitaires nationales et locales est fortement encouragée pour toutes les entreprises, afin qu’elles puissent se baser sur des informations opportunes et précises pour élaborer les réponses appropriées dans chaque endroit où se trouvent leurs activités. Étant donné que l’intensité d’une éclosion peut varier en fonction de la situation géographique, les autorités sanitaires locales publieront des directives spécifiques à leurs communautés

Préparez-vous à des mesures de confinement

Maintenant que la plupart des provinces et des territoires ont signalé des cas de coronavirus, les gouvernements vont
émettre de nouvelles ordonnances de confinement dans le cadre de mesures de plus en plus agressives pour arrêter la
propagation de la COVID-19. Un sujet de préoccupation pour de nombreuses entreprises anticipant une action locale, c’est
de savoir ce que l’on entend par « activités essentielles ». Les fonctions considérées comme essentielles dans le cadre du
confinement sont les suivantes :

Les premiers intervenants
Le personnel de santé
Le personnel des infrastructures critiques
Les travailleurs de l’hydroélectricité et du gaz naturel
Les travailleurs qui sont essentiels pour fournir à la société des biens essentiels, tels que la nourriture et les médicaments
Les épiceries, supermarchés, dépanneurs et marchés similaires. Tout magasin qui vend des produits alimentaires destinés aux humains ou aux animaux domestiques est considéré comme essentie
Les magasins de bière, de vin et de spiritueux et producteurs d’alcool
Les stations-service, pharmacies, services de restauration à emporter et services de livraison de nourriture/li>

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Réévaluez les politiques en matière de congés maladie et de prestations

TLa Society for Human Resource Management (SHRM) recommande que les organisations de ressources humaines s’assurent que les employés utilisent leurs prestations en matière de santé, de bien-être et de congés pour rester en bonne santé ou se remettre du nouveau coronavirus. De nombreuses organisations nationales des secteurs de la restauration et de l’hôtellerie ont mis en œuvre ou renforcé des politiques de congés de maladie pour couvrir les travailleurs horaires. Le 18 mars, le Sénat a approuvé un nouveau projet de loi qui accordera aux travailleurs touchés par le coronavirus des ressources supplémentaires et des congés payés garantis.

Les spécialistes des avantages sociaux conseillent aux employeurs de :

Suivre les directives publiées par les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies (CDC)
Encourager les travailleurs à utiliser les services de télésanté, s’ils sont disponibles, à moins que leurs symptômes ne soient graves
Utiliser des programmes de bien-être pour donner aux travailleurs des instructions sur l’hygiène et la prévention des maladies
Dire aux employés de rester à la maison en cas de fièvre ou de toux et de chercher à se faire soigner en cas de détresse respiratoire sévère
Essayer d’être indulgent quant à l’utilisation des congés si les employés doivent s’absenter du travail pendant une période de temps importante

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Reconnaissez votre main-d’œuvre en évolution au cours de la pandémie
Par Roy Saunderson, MA, CRP, Directeur de l’apprentissage, Engage2Excel Group

De nombreuses entreprises ont déployé des politiques de télétravail obligatoire en réponse à l’annonce de la pandémie par
l’Organisation mondiale de la santé. Cela a créé une nouvelle façon de travailler pour de nombreux employés qui sont habitués à
la vie de bureau en entreprise.

La reconnaissance, la communication et la connexion sont importantes pour les employés. Bien que la folie du paysage actuel
soit une source de grande préoccupation, ces éléments devraient continuer à se produire. Maintenant que la plupart des employés ne se trouvent pas dans le bureau d’à côté, les employeurs doivent communiquer plus souvent, trouver de nouvelles raisons de témoigner de la reconnaissance à leur personnel, et rester en contact en utilisant des moyens différents tels que Slack ou Zoom.

Here are 10 ways to stay connected, communicate and recognize your “new” workforce.

1. Soyez un cheerleader : Que les employés soient en télétravail ou qu’ils soient encore dans le bâtiment, reconnaissez leurs angoisses et leurs préoccupations. Les organisations doivent continuer à communiquer les dernières directives des autorités sanitaires nationales et à partager au sein de l’entreprise toute bonne nouvelle qui se produit pour remonter le moral.

2. Appréciez la transition effectuée par les employés qui travaillent à domicile pour la première fois : Reconnaissez les défis du télétravail, donnez des conseils sur la façon dont les employés peuvent rester productifs et, si possible, effectuez un sondage éclair. Et n’oubliez pas de récompenser vos employés pour les comportements positifs qu’ils manifestent, surtout si vous avez un programme à points.

3. Restez en contact : Les applications de clavardage et de messagerie permettent aux employés distants de rester en contact, de poser des questions et de se reconnaître les uns les autres pour l’aide apportée aux projets.

4. Fournissez les outils et les ressources : Assurez-vous que le personnel dispose d’ordinateurs portables, de téléphones mobiles, d’un accès au logiciel collaboratif et des autres outils nécessaires pour travailler à distance.

5. Organisez des rencontres virtuelles : Si vous ne pouvez pas rencontrer physiquement le personnel, organisez des réunions virtuelles « en face-à-face », en utilisant des applications de vidéoconférence. Cela peut vous aider à impliquer les équipes et à prendre des nouvelles quotidiennement. Mieux encore, utilisez cet outil pour rassembler des collègues et partager des moments de reconnaissance devant un public en direct.

6. Luttez contre la solitude : Encouragez les employés en télétravail à se contacter mutuellement par téléphone. Cela permet d’éviter une baisse de la productivité en raison de l’isolement social. C’est aussi l’occasion de reconnaître les employés qui soutiennent les membres de l’équipe qui sont en difficulté.

7. Mettez en lumière des avantages du télétravail : La plupart des employés en télétravail sont moins interrompus par leurs pairs lorsqu’ils travaillent à domicile. Le personnel en télétravail rapporte une réduction du stress lié au fait de ne pas avoir à se déplacer pour se rendre au travail et d’avoir moins de politiques de bureau à gérer.

8. Encouragez l’apprentissage en ligne : Encouragez les cours en ligne par le biais de votre système de gestion de l’apprentissage ou de cours d’apprentissage publics. Invitez les employés à essayer LinkedIn Learning ou Udemy ou des cours en ligne gratuits dans les universités. Puis, reconnaissez leur initiative et les nouvelles connaissances acquises.

9. N’oubliez pas de célébrer : Maintenant que de nombreux employés travaillent à domicile, n’oubliez pas de continuer à célébrer. Qu’il s’agisse de l’anniversaire d’un employé ou d’un anniversaire de carrière, reconnaissez-les grâce à des cartes électroniques, des vœux enregistrés par vidéo ou utilisez une vidéoconférence pour communiquer avec un plus grand groupe de pairs et célébrer l’occasion.

10. Communiquez en temps opportun : Les employés virtuels se sentent souvent ignorés et comme s’ils étaient les derniers à découvrir ce qui se passe. Pour remédier à cela, organisez une conférence téléphonique hebdomadaire pour partager les dernières nouvelles et moments de reconnaissance, et envoyez des courriels aux employés en télétravail d’abord.

Roy Saunderson, est l’auteur de Comment exprimer une reconnaissance concrète, et apporte plus de 20 ans de connaissances spécialisées dans le domaine de la reconnaissance des employés. Roy a co-créé l’évaluation des compétences en reconnaissance (ECR), un outil d’évaluation développé afin de déterminer les forces comportementales dont les gestionnaires ont besoin pour témoigner une reconnaissance efficace aux employés, ainsi que les modules de développement des gestionnaires CXS Développement pour l’apprentissage des compétences comportementales en matière de reconnaissance.

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Habilitez les gestionnaires à être des premiers intervenants efficaces

Les gestionnaires et les superviseurs sont les premiers intervenants dans votre plan d’intervention COVID-19. Ils jouent un rôle vital pour aider à réduire le stress des employés, répondre aux questions et prendre des mesures pour maintenir la santé et la productivité au cours de cette période difficile. Les gestionnaires doivent avoir la responsabilité de s’assurer que chaque employé comprenne le plan de relance COVID-19 de l’organisation.

Les questions fréquemment posées par les gestionnaires sont les suivantes :

Puis-je demander à un.e employé.e s’il ou elle a la COVID-19?
Puis-je demander à un.e employé.e malade de rentrer à la maison?
Est-il acceptable d’exiger une note du médecin avant d’autoriser une personne à retourner au travail?

Le 11 mars, environ 40 000 personnes ont participé à une webdiffusion coordonnée par la SHRM pour discuter de la façon dont les employeurs doivent réagir aux problèmes de la COVID-19 en milieu de travail. Les experts ont indiqué que même si un gestionnaire peut suggérer qu’un.e employé.e visiblement malade quitte le lieu de travail, le fait de poser trop de questions pourrait violer les droits de l’employé.e. Des directives spécifiques peuvent être définies concernant le moment où l’employé.e peut revenir, comme le temps écoulé depuis la dernière fièvre de la personne.

Des sessions de questions-réponses régulièrement planifiées pour les gestionnaires sont essentielles pour les tenir informés des politiques, des meilleures pratiques, des derniers plans opérationnels et répondre aux problèmes des clients et des partenaires commerciaux.

Réévaluez votre stratégie de continuité des opérations

Même les entreprises les mieux préparées se battent pour mettre à jour et réviser leurs plans de continuité des activités en fonction des problèmes imprévus découlant de la COVID-19. Pour les petites organisations qui luttent déjà pour prendre en charge des dispositions de télétravail préparées à la hâte, l’idée d’élaborer un plan de continuité des opérations formalisé peut sembler insurmontable.

Les experts conseillent de prendre trois mesures immédiates :

Passez en revue les besoins de votre organisation et formulez une stratégie pour faciliter de manière optimale les communications et la collaboration dans un environnement professionnel en pleine évolution.
Élaborez des stratégies à court terme pour minimiser les perturbations des opérations et assurer la sécurité des
travailleurs et du public.
Demandez à votre groupe de travail COVID-19 (voir page 3) de développer une stratégie à long terme pour assurer la résilience requise pour que votre organisation puisse traverser tout ce que la réponse à la pandémie pourrait entraîner dans les semaines et les mois à venir. Ce plan doit être mis à jour régulièrement car l’aspect le plus certain de cette « nouvelle normalité » sera la capacité de s’adapter à une évolution constante

Des ressources complètes pour la planification de la continuité des activités sont disponibles auprès des Services de police, justice et urgences du Canada..

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